Выдача личных электронных медкнижек (ЭЛМК) началась в России с 1 сентября 2023 года. Бумажные бланки, на которых присутствует голографическая марка, также будут находиться в обороте до момента полного заполнения всех страниц. В связи с нововведениями работодатели должны знать, как работать с медицинскими книжками в электронном формате и что учитывать при их заполнении.
Когда требуется оформить личную медкнижку
В ст. 220 ТК РФ п. 1 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздрава от 28 января 2021 года N 29н (далее – Порядок N 29н), говорится, что допуск к определенным видам работ и специальностям можно получить только после того, как будут пройдены соответствующие медосмотры (предварительный и периодические). По результатам врач выдаст заключение, в котором будет указано, допускается ли сотрудник к выбранной им деятельности или нет.
Некоторые профессии требуют наличия личной медкнижки, что также прописано в п. 2 Порядка учета и выдачи медкнижек, утвержденного Приказом Минздрава от 18 февраля 2022 года N 90н. Только благодаря ей можно подтвердить, что медосмотр действительно был пройден, были сделаны прививки, сдан санитарный минимум (аттестация и проф. гигиеническая подготовка).
Наличие ЛМК требуется в отраслях, где то, что делает сотрудник, может негативно сказываться на безопасности и здоровье других. Это может быть, например:
- деятельность, которая подразумевает контактирование с продуктами питания, – сельское хозяйство, складские помещения, общепит, торговля и др.;
- работа на водопроводных сооружениях – мероприятия, целью которых является подготовить воду, обслужить соответствующие сети;
- организации, оказывающие услуги бытового и коммунального характера – салоны красоты, косметологические и массажные кабинеты и прочее;
- учреждения, в которых воспитывают и обучают детей – детские сады, школы, лагеря и т. д.
Если медицинской книжки нет, сотрудник не может быть допущен к работе. Кроме того, при отсутствии актуальных сведений в ЛМК он в обязательном порядке будет отстранен от выполнения своих обязанностей.
Оформление медкнижки приходится на момент, когда человек впервые задумывается о трудоустройстве в выбранной отрасли, и только после того, как он пройдет соответствующий медосмотр и сдаст сан. минимум. Выдачей книжек занимается Центр гигиены и эпидемиологии. Далее документ будет передаваться в те места работы, куда устраивается гражданин.
Как выглядит ЭЛМК
Бумажные медицинские книжки, выпускавшиеся ранее, содержали защитную голограмму. В подсистеме ЭЛМК у такой медкнижки есть свой идентификатор и штрих-код двухмерного вида. Согласно приложению 1 к Приказу N 90н, в новом бланке в обязательном порядке должна содержаться следующая информация:
- дата заполнения;
- уникальный идентификатор;
- данные о владельце, включая регистрацию;
- сведения о лице, предоставляющем вакансии – когда человек меняет место работы, в медкнижке обязательно нужно сделать соответствующую пометку;
- болезни инфекционного происхождения, которые были перенесены соискателем, сделанные ему прививки;
- результаты сдачи сан. минимума и медосмотров с датой периодического прохождения комиссии в поликлинике;
- день, когда будет проходить следующая аттестация сотрудника.
Для заверения ЭЛМК используется усиленная квалифицированная электронная подпись Центра, который отвечает за оформление и выдачу медицинских книжек.
Порядок оформления медкнижки работнику
Прежде всего, когда кандидат претендует на ту или иную должность, кадровик должен удостовериться в том, что у претендента на вакансию есть ЛМК и внесенные в нее сведения достоверны. Для проверки обычно пользуются Единым реестром, который предоставляет Роспотребнадзор. В нем содержится информация обо всех бумажных документах, а также сведения о последующем прохождении аттестации по санитарному минимуму.
Если соискатель не имеет личной медкнижки, он должен позаботиться о том, чтобы ее оформить. По умолчанию с 1 сентября 2023 года их начали делать в электронном виде. Процесс подразумевает выполнение нескольких этапов:
1. Предварительный медосмотр
В тот момент, когда человек обращается к работодателю с целью устройства на определенную должность, последний обязательно должен направить претендента на вакансию в медучреждение для прохождения предварительного осмотра. Об этом также сказано в разделе II Порядка N 29н.
В этом случае гражданин должен выполнить следующие действия:
- оформить документ, подтверждающий, что он согласен, чтобы его персональные данные в дальнейшем подвергались обработке, а также он не препятствует тому, что сведения будут переданы в подсистему ЭЛМК;
- пройти осмотры у всех нужных специалистов, а также дополнительные обследования, по которым можно будет судить о состоянии его организма в целом.
Все заключения врачей, данные анализов и проводимых инструментальных исследований мед. организация обязана сформировать в электронном виде и передать в ЕГИСЗ, откуда все данные будут перенаправлены в ЭЛМК.
2. Подача заявления
После того, как работодатель получит заключение по итогам всех обследований, по его просьбе соискатель отправляется в местный Центр гигиены и эпидемиологии, в котором ему будет выдана медицинская книжка.
Не дожидаясь одобрения работодателя, человек сам может посетить данную организацию лично или направить соответствующее уведомление посредством портала Госуслуги. Чтобы была возможность оформить заявление удаленно, для ее подписания нужно будет предварительно сделать учетную запись и подтвердить ее на ЕГПУ.
В идеале у работника на Госуслугах должен быть свой личный кабинет, куда он получит письмо о том, что его мед. книжка готова. С центром санэпиднадзора также можно связаться по телефону или направив письмо обычной почтой или на электронный адрес.
Личную медицинскую книжку на соискателя делают в Центре гигиены и эпидемиологии. В нее вносятся сведения, переданные из ЕГИСЗ о заключениях всех специалистов медучреждения. После того, как она будет заполнена, в течение дня специалиста об этом уведомляют соответствующим письмом на Госуслуги, на email или по телефону.
3. Сдача санитарного минимума
Далее, когда ЭЛМК будет готова, соискатель в обязательном порядке сдает санитарный минимум, который может проходить в виде собеседования или тестов на компьютере, что описано в п. 13 Порядка N 90н.
После этого, чтобы сдать аттестацию, необходимо обучиться программам профгигиенической подготовки (курс длится 12 часов).
Сдавать санминимум обязательно нужно в момент оформления на работу и потом в следующем порядке:
- каждый год – относится к тем, чья деятельность связана с производством, хранением, отгрузкой и продажей детского питания, кремово-кондитерских и мясо-молочных изделий, а также еды, предназначенной для школьных столовых;
- один раз в 24 месяца – для всех остальных категорий сотрудников.
Результаты, полученные в ходе аттестации, также должны быть внесены в ЭЛМК.
Чтобы сдать санминимум, услугу придется оплатить. Тариф в разных регионах РФ может отличаться. Как правило, оплату вносит работодатель или сам соискатель, после чего эти траты ему компенсируются.
После внесения сведений об успешном прохождении аттестации центр эпиднадзора сообщает об этом работнику. Только после этого он может приступать к своим профессиональным обязанностям.
Разрешено ли пользоваться бумажной медкнижкой, если есть электронная?
Согласно п. 11 Приказа N 90н в ред. Приказа Минздрава от 15.08.2023 No 429н, период, в течение которого нужно полностью перейти на электронную форму медкнижек, установлен до 1 сентября 2024 года. До этого центры могут оформлять как новые, так и бумажные бланки. По истечении этого периода для получения медицинской книжки на бумажном носителе потребуется личное заявление гражданина. При этом на бланке уже не будет голограммы, а только подписи и печать санэпиднадзора.
Все работники, от чьей профессиональной деятельности тем или иным образом может зависеть здоровье граждан, обязательно должны иметь медицинские книжки. Это воспитатели, сотрудники медучреждений, косметологи и др.
Если работодатель просит медкнижку на бумажном носителе, то по заявлению работника можно получить ее распечатку, на которой должна стоять подпись и печать выдавшего органа.
До 1 сентября 2024 года еще допускается выдача защищенных бумажных бланков. Срок их действия истекает в тот момент, когда будут заполнены все страницы.