Путевой лист в 2024 году: актуальная форма и правила заполнения

В 2023 году внедрены значимые изменения в методологию оформления путевых листов, в частности, активное продвижение к переходу на электронный формат документации. Этот шаг стал частью общенациональных усилий по цифровизации процессов управления и документооборота в различных секторах экономики, включая транспортную отрасль.

Основной акцент этих изменений заключается в улучшении прозрачности и упрощении процедур контроля за выполнением перевозок, особенно в сфере оборота алкогольной продукции. Это направление особенно актуально, учитывая строгие требования к легальности продукции в данной категории.

С июня 2024 года нововведение вступит в полную силу: электронные путевые листы станут не просто альтернативой бумажным документам, но и обязательным элементом для всех операторов, осуществляющих перевозки алкогольной продукции.

Определение путевого листа и его функции

Путевой лист является ключевым документом, предназначенным для детализированного учёта использования транспортных средств организации, мониторинга передвижений водителей и контроля за расходом топлива. Дополнительно, этот документ играет важную роль в подтверждении законности целей поездок в случае полицейских проверок.

В рамках организационного управления путевые листы функционируют как первичные учетные документы, выполняя следующие функции:

1. Позволяет точно отслеживать и анализировать финансовые затраты на обслуживание и использование автопарка.
2. Служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам, занятым в перевозках.
3. Обеспечивает подтверждение оснований для возмещения расходов сотрудникам, использующим личный автомобиль для выполнения корпоративных задач.

По законодательству, наличие путевого листа обязательно для компаний, которые самостоятельно осуществляют транспортные перевозки — это может касаться транспортировки пассажиров, багажа и различных грузов или предоставления транспорта в аренду с экипажем. В случаях, когда аренда транспорта производится без экипажа, ответственность за оформление путевого листа ложится на арендатора.

Необходимость оформления путевого листа возникает в таких случаях:

1. При использовании автомобиля сотрудником для перевозки грузов в рамках задач компании: это требование помогает поддерживать чёткость и прозрачность в вопросах использования корпоративных ресурсов.
2. Для выполнения специальных перевозок по поручению компании: обеспечивает юридическую чистоту и соблюдение требований к перевозкам.

Согласно рекомендациям Минтранса, крайне важно для каждой поездки оформлять путевой лист. Организации, осуществляющие перевозки не по договору, а по собственным корпоративным нуждам, обязаны следовать всем установленным правилам для перевозчиков, включая регламент оформления путевых листов для каждого используемого транспортного средства.

Актуализация процедуры оформления путевых листов и переход на электронный формат в 2024 году

В 2024 году структура и методика заполнения путевых листов остаётся неизменной по сравнению с предыдущим годом. Тем не менее, значимые инновации коснулись введения обязательного электронного документооборота для отдельных категорий грузов: начиная с 1 июня 2024 года, для перевозки алкогольной продукции необходимо использовать электронные путевые листы, согласно новому законодательству.

Основные аспекты электронных путевых листов:

1. Водителям предстоит использовать устройства, отображающие QR-код с данными из ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов), либо предъявлять QR-код в печатной форме.
2. До введения данного требования перевозчики могут самостоятельно выбирать между бумажной и электронной формами путевых листов.

Изменения в 2023 году

За 2023 год процесс оформления путевых листов претерпел изменения в два этапа — в марте и сентябре:

Изменения от марта:

1. Не требуется включать в путевые листы название и номер как обязательные реквизиты, за исключением случаев использования путевого листа в качестве первичного учетного документа.
2. Замена сведений о собственнике авто на информацию о компании или предпринимателе, выдавшем документ.
3. Обновлены правила заполнения разделов о виде перевозок.
4. Возможность подписания электронных путевых листов с использованием усиленных или упрощенных электронных подписей.
5. Отмена обязательности ведения журнала заполнения путевых листов.

Изменения от сентября:

1. Дополнительные требования к сведениям о водителе, включая СНИЛС и данные водительского удостоверения.
2. Разрешение на изменение данных о водителях и технических характеристиках транспортных средств в электронном формате.
3. Новые правила для оформления путевых листов в зависимости от продолжительности рейса и числа рейсов в рабочую смену.

Эти обновления отражают стремление к упрощению документооборота и адаптации под современные требования эффективности и прозрачности в управлении корпоративным транспортом.

Регламентация и реквизиты путевых листов

Организации могут воспользоваться стандартной формой путевого листа, определенной Постановлением Госкомстата, или же разработать индивидуальный бланк, адаптированный к особенностям собственной деятельности. В случае создания уникальной формы она должна быть закреплена в учетной политике организации.

Вне зависимости от формы, выбранной для путевого листа, он должен включать в себя все критически важные реквизиты, которые предписаны в Приказе Минтранса № 390 и части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ:

1. Заголовок и дата составления документа: эти данные, хотя и не обязательны, но необходимы для подтверждения расходов в бухгалтерии и налогообложении.
2. Период действия документа.
3. Наименование компании или полные данные индивидуального предпринимателя.
4. Сведения о транспортном средстве, включая тип, марку, модель и номер регистрации.
5. Полные данные водителя: ФИО, СНИЛС и реквизиты его водительского удостоверения.
6. Временные рамки поездки: время отправления и возвращения.
7. Значения одометра в начале и конце поездки.
8. Записи о проведённых техосмотре и медицинском осмотре.
9. Описание типа и вида перевозки.

Типы путевых листов по видам транспорта:

1. Легковые автомобили: стандартно применяется форма № 3 по указанному выше Постановлению.
2. Такси: для них предусмотрена форма № 4.
3. Грузоперевозки: для данных услуг используют формы № 4-С или № 4-П.
4. Автобусы: им соответствует форма № 6.

Каждый путевой лист должен быть вручён водителю до начала выполнения рейса. Для каждого автомобиля предусмотрен отдельный экземпляр документа, что обеспечивает точный учет и контроль за эксплуатацией транспортных средств. Это позволяет повысить эффективность логистических и транспортных операций предприятия.

Руководство по оформлению путевого листа

Определяясь с форматом путевого листа — бумажным или цифровым — учитывайте, что выбор предоставляется до введения обязательного электронного документооборота. Главное требование — наличие всех необходимых реквизитов в документе.

Определение срока действия

Установите период, на который оформляется путевой лист:

• для одного дня — пропишите дату в формате дд.мм.гггг;
• для периода более одного дня — укажите даты начала и завершения срока.

Сведения оформляющего лица

1. Юридические лица должны внести своё официальное наименование, адрес, контактный телефон и ОГРН.
2. Индивидуальные предприниматели вписывают ФИО, адрес, контактный телефон, ОГРНИП.

Запись данных о транспорте

Заполните следующие поля:

• тип, марку, модель, регистрационный номер транспортного средства;
• при наличии прицепа — его марку, модель и номер госрегистрации;
• для общественного транспорта (троллейбусы, трамваи) укажите инвентарный номер;
• запись о проведении предрейсового осмотра с указанием даты, времени и итогов, если это применимо;
• фиксация времени выхода и возвращения транспорта на маршрут;
• отметки об одометре в момент передачи автомобиля следующему водителю с обязательной подписью ответственного лица.

Запись маршрута не является обязательной, но её присутствие может помочь подтвердить деловой характер поездок и предотвратить возможные налоговые споры. Судебная практика по этим вопросам разнообразна и может склоняться как в сторону налоговой службы, так и налогоплательщика, поэтому рекомендуется указывать маршрут для обоснования затрат.

Примеры судебных решений:

1. В интересах ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018.
2. В интересах налогоплательщика — Постановление АС ПО от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016.

Внесение данных о водителе

В путевом листе следует указать ФИО водителя, его СНИЛС и подробности водительского удостоверения, включая дату, время и результаты медосмотров перед и после смены. Согласно нормативным изменениям, теперь не требуется включать в отметки медосмотра реквизиты лицензии на медицинскую деятельность.

Если медосмотр подтверждает отсутствие у водителя заболеваний и признаков опьянения, медработник отмечает в путевом листе, что водитель прошёл предсменный осмотр и пригоден к допуску к работе. После завершения рейса проводится аналогичная запись о послесменном осмотре.

Критерии обязательных медосмотров:

1. Для водителей и работников, чьи обязанности включают управление служебным автомобилем, предрейсовые медосмотры являются обязательными, как и для тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы.
2. Послерейсовые медосмотры требуются по завершении работы водителей, перевозящих определенные категории грузов или людей.

При длительных рейсах осмотры проводятся в начале и в конце поездки. Если водитель совершает несколько рейсов за день, осмотр нужен перед первым выездом и после последнего.

ИП, управляющие автомобилем для бизнес-целей, не могут самостоятельно делать записи о медицинских и технических осмотрах. Для этого требуется вмешательство квалифицированных медицинских работников. Можно заключить контракт с медицинским учреждением для регулярных проверок.

С введением закона № 629-ФЗ, начиная с 1 сентября 2023 года, водители могут проходить предрейсовые и послерейсовые осмотры дистанционно. Для этого используются идентификационные системы через Госуслуги и другие платформы. Организации, переходящие на дистанционные осмотры, должны обеспечить точную идентификацию участников, чтобы избежать подмены личностей. Водители, проходящие дистанционные проверки, обязаны также регулярно проходить химико-токсикологические тесты.

Детализация видов перевозочных услуг

Определите категорию перевозки, к которой относится ваша деятельность:

1. Коммерческая перевозка. Включает в себя услуги по перевозке пассажиров и багажа как на регулярной основе, так и по индивидуальным заказам, включая работу такси и грузоперевозки по специальным контрактам. Также здесь классифицируют транспортировку детей группами на автобусах по договоренности с заказчиком. Для перевозок детей используйте формулировку «организованная перевозка детей».
2. Личные перевозки. Охватывает транспортировку людей и их багажа собственным транспортом, без заключения официальных контрактов на фрахтование или перевозку.
3. Специализированный транспорт. Использование автомобилей и автобусов, не предназначенных для общего использования, включая спецтранспорт для определенных целей.

Определение типа маршрута

Выберите тип маршрута в зависимости от направления и дальности поездки:

1. Городской. Предназначен для маршрутов в пределах одного города или населенного пункта.
2. Пригородный. Для маршрутов, связывающих различные населенные пункты на расстоянии до 50 км.
3. Междугородный. Маршруты, пролегающие между городами на расстоянии свыше 50 км.
4. Международный. Поездки, выходящие за пределы территории Российской Федерации или требующие пересечения границ в рамках страны

Если маршрут сочетает несколько видов сообщений, все они должны быть перечислены.

Формализация подписи на путевом листе

Документ подписывают следующие участники:

• водитель;
• медицинский работник;
• технический специалист.

Медицинский работник и технический специалист делают отметки о медицинских и технических осмотрах транспорта и водителя до и после смены. При заполнении бумажной формы путевого листа все подписи ставятся вручную. В случае использования электронной версии документа необходима усиленная электронная подпись (УКЭП или УНЭП) от всех ответственных лиц. Электронные журналы путевых листов также должны подписываться с использованием электронных подписей.

Ответственность за нарушения, связанные с путевыми листами

Согласно Уставу автомобильного транспорта, неправильное оформление или отсутствие путевого листа может привести к юридическим последствиям. Размер штрафов зависит от характера нарушения.

За несоблюдение требований к путевым листам предусмотрена административная ответственность:

1. Для водителя: возможно наложение предупреждения или штрафа в размере 500 рублей.
2. Для должностного лица: штраф составляет от 5 000 до 10 000 рублей. В случае повторения нарушения применяется штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного до двух лет.

За ошибки в документации предусмотрены следующие виды ответственности:

1. Недочеты в отметках о проверках. Ответственность за отсутствие необходимых отметок о технических и медицинских проверках несут как водители, так и должностные лица, при этом штрафы для водителей составляют 3 000 рублей, для должностных лиц — 5 000 рублей, а для организаций — 30 000 рублей.
2. Пропущенный медосмотр в начале смены. Роструд может наложить штраф на должностных лиц или ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей, на организации — от 110 000 до 130 000 рублей.
3. Отсутствие указания на медосмотр. Росздравнадзор может наложить штраф на должностное лицо от 2 000 до 3 000 рублей, на организацию или ИП — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если путевой лист используется как документ, подтверждающий расходы (на топливо, заработную плату водителей и т. д.), но при этом расходы не полностью подтверждены или содержат ошибки, это влечет за собой налоговые штрафы по ст. 120 НК РФ.

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением учетных правил, штраф составляет от 10 000 до 30 000 рублей. При занижении налоговой базы в результате отсутствия документации штраф увеличивается до 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 рублей.

Группа компаний «Системные Технологии» предлагает организацию автоматизированного прохождения медосмотров, в том числе в дистанционном формате.