Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения

К числу обязательных документов, которые должен иметь водитель при выполнении коммерческих перевозок грузов или пассажиров, относится путевой лист. Понимая, для чего он нужен и каковы его особенности, можно избежать штрафов со стороны ГИБДД. Данный документ подтверждает факт наличия ТС на балансе предприятия или ИП, а также позволяет получить важную информацию относительно пути следования автомобиля и перевозимого груза.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Этот официальный документ, содержит информацию о перемещении какого-либо ресурса или объекта. Он позволяет организации отслеживать перемещение транспортных средств, оборудования, грузов или инвентаря.

Путевые листы играют важную роль в бухгалтерском учете, позволяя правильно оформлять расходы на бензин, ТО и амортизацию. Такой документ позволяет обосновывать расходы на эксплуатацию транспортных средств, выплаты сотрудникам, которые используют личный транспорт в служебных целях, а также организовать оплату труда водителей.

Для чего нужен путевой лист:

1. Безопасность. Путевой лист позволяет контролировать маршруты и время вождения, что снижает риски ДТП и несчастных случаев.
2. Юридическая защита. В документе фиксируется информация о выполнении задач по перевозке грузов, что может быть полезным в случае споров, убытков или несоблюдения договорных обязательств.
3. Управление ресурсами. Документ позволяет планировать и мониторить маршруты, расходы на топливо, время работы сотрудников и т.д.
4. Финансовый контроль.

Таким образом, транспортный лист играет важную роль в организации бизнес-процессов в сфере логистики, обеспечивая контроль, безопасность, учет и управление ресурсами.

Кто обязан вести путевые листы

Путевой лист автомобиля за 2023 год отличается от прежних версий, поскольку 1 сентября этого года Минтранс утвердил новую форму документа. Ответственность за ведение путевого листа остается на владельце транспортного средства. Он обязан открывать данный лист на каждое ТС, имеющееся в гараже и участвующее перевозках грузов и пассажиров. При этом путевой лист для ИП оформляют максимум на один рейс или одну смену, сделать его сразу на 1–2 месяца нельзя.

В документе содержатся такие сведения:

1. Дата и время начала и окончания маршрута. Сведения помогают определить продолжительность поездки и контролировать соблюдение временных ограничений для водителей.
2. Место начала и окончания поездки. Указание точных адресов или географических координат помогает установить маршрут и местоположение транспортного средства в разные моменты времени.
3. Пройденное расстояние. Информация необходима для определения объема топлива, потраченного на поездку, а также для контроля за соблюдением скоростных ограничений и других правил дорожного движения.
4. ФИО водителя и его удостоверение личности. Обеспечивает идентификацию водителя и доказывает его право на управление автомобилем.
5. Технические характеристики транспортного средства. Описывают марку, модель, государственный номер, VIN-код и другие характеристики автомобиля.

Путевые листы – это важный инструмент в управлении транспортными средствами и обеспечении безопасности дорожного движения. Они выполняют функцию регистрации перемещения транспортных средств и водителей, а также играют важную роль в налаживании системы учета и контроля в транспортной индустрии.

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

С сентября 2023 года была зарегистрирована электронная форма ведения путевого листа. Документ должен состоять из таких обязательных файлов:

• особенности рейса;
• результаты предрейсового медосмотра водителей;
• показания одометра – требуются при выезде с парковки или же при приеме автомобиля от другого водителя.

Изменения по сравнению с прошлыми версиями:

1. В сведениях о шофере теперь нужно указывать СНИЛС, а также все реквизиты водительского удостоверения.
2. Теперь допустимо оформление путевого листа на один рейс, если его длительность превышает официальный рабочий день шофера, или же на несколько рейсов, если все они совершаются в течение одной смены водителя.
3. Разрешается корректировать информацию о шоферах, моделях прицепов, полуприцепов, а также их регистрационных номерах в электронном путевом листе.

Ведение путевых листов при грузо- и пассажироперевозках на коммерческой основе помогает контролировать соблюдение нормативов по времени вождения и отдыха, что способствует безопасности на дорогах.

Форма и реквизиты для путевых листов

За образец заполнения актуальной версии документа взята форма, установленная Госкомстатом (постановление № 78 от 28.11.1997). В нем должны содержаться такие данные:

• официальное название и дата;
• срок действия;
• название фирмы или ФИО ИП;
• отметки о тех. контроле, медосмотре;
• сведения относительно модели, марки и типа автомобиля;
• регистрационный номер авто;
• ФИО, СНИЛС водителя, дата выдачи, серия и номер водительского удостоверения;
• дата и время выезда/возвращения на парковку;
• показания одометра.

Как заполнять путевой лист

Приведем пошаговую инструкцию, как оформить все правильно с первого раза:

Шаг 1. Срок действия

Теперь можно оформлять путевой лист не только на день, но и на иной срок. В случае оформления на несколько дней в обязательном порядке сообщается дата окончания рейса в виде ЧЧ.ММ.ГГГГ.

Шаг 2. Данные об оформителе

Для юридических лиц указывается полное наименование, включая адрес, телефон, а также номер ОГРН. Для частных предпринимателей достаточно указать ОГРНИП, а также адрес прописки, номер мобильного телефона и ФИО.

Шаг 3. Сведения о ТС

К обязательным данным, которые указываются в путевых листах с 2023 года, относятся:

• марка и модель прицепа (если он используется);
• информация о предрейсовом ТО;
• модификация ТС с указанием регистрационного знака ГИБДД;
• показания одометра при въезде/выезде, а также при передаче ТС другому водителю.

Прописывать точный маршрут следования автомобиля сегодня необязательно.

Шаг 4. Данные водителя

При оформлении путевого листа автомобиля в 2023 году следует указывать в нем информацию о шофере:

• ФИО;
• реквизиты водительского удостоверения;
• номер СНИЛС;
• время и результат предрейсового медицинского осмотра.

Важно добавить, что с 1 сентября 2023 года в отметках о медосмотре не нужно указывать реквизиты лицензии на ведение медицинской деятельности.

Шаг 5. Сведения о виде перевозки

Здесь можно выделить несколько вариантов:

1. Для персональных нужд. При перевозке пассажиров договор не заключается.
2. На коммерческой основе – если перевозка пассажиров или грузов выполняется регулярно.

Шаг 6. Тип сообщения

Выделяют такие виды сообщения в путевом листе:

1. Городское. Поездка планируется только в границах какого-то одного населенного пункта.
2. Пригородное. Перевозка предусматривается между пунктами на расстояние не более 50 километров.
3. Междугородное. Перевозка между пунктами, которые располагаются на расстоянии свыше 50 км друг от друга.
4. Международное. Поездка происходит с пересечением государственной границы РФ или транзитом.

Шаг 7. Подписи

Каждый путевой лист с 2023 года должен быть заверен подписями водителя ТС, технического специалиста и врача, проводившего предрейсовый медосмотр. При заполнении документа в электронном виде от всех ответственных лиц потребуется УКЭП или УНЭП сотрудников. 

Что будет, если неправильно заполнить путевой лист

За отсутствие путевых листов или нарушенный порядок их заполнения владельцу предприятия и водителю ТС полагается административное наказание.

Отсутствие путевых листов

Штраф за это нарушение составляет:

• для водителя – предупреждение или 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• для должностного лица — от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

За повторное нарушение наказание будет строже.

За ошибки при составлении путевого листа

Штраф за неверно составленный путевой лист для ИП:

1. При отсутствии информации о техническом осмотре: 3 тыс. руб., для должностных лиц — 5 тыс. руб., для организации — 30 тыс. руб.
2. При отсутствии данных о медицинском осмотре полагается штраф для должностного лица в размере 2–3 тыс. руб., для организации или ИП он составит 30–50 тыс. руб.

Налоговая ответственность

Если путевой лист оформлен не как первичный документ, подтверждающий официальные расходы на оплату труда водителей и ГСМ, то согласно ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации, на предприятие будет наложен штраф в размере от 10 до 30 тыс. руб.